Dans leurs domaines respectifs, les Fonds de recherche du Québec ont pour mandat d’assurer le développement stratégique et cohérent de la recherche, de la soutenir financièrement, de promouvoir la diffusion des connaissances et la formation des chercheurs et d’établir les partenariats nécessaires à la réalisation de leur mission. Ensemble, ils contribuent à créer une véritable société du savoir, reconnue pour l’excellence de ses chercheurs et la qualité de ses réalisations en recherche.

Les présidents-directeurs généraux des Fonds de recherche du Québec, tenant à affirmer leur volonté de favoriser la concertation entre leurs organisations respectives, ont signé une Entente de collaboration qui définit les grandes lignes des initiatives menées conjointement et qui assure la synergie des interventions et l’harmonisation des moyens d’action.

C'est dans cette perspective que sont élaborés des principes et des règles générales communes aux programmes des trois Fonds de recherche du Québec. Ces règles générales ont également été harmonisées, autant que faire se peut, avec celles des conseils subventionnaires canadiens. Elles s’appliquent à l’ensemble de la programmation offerte par les Fonds sous réserve de conditions particulières prévues dans certains de leurs programmes.

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Mandat des trois Fonds québécois de la recherche

En vertu de la Loi sur le ministère du Développement économique, de l’Innovation et de l’Exportation (L.R.Q., c. M-30.01), les trois Fonds de recherche du Québec ont pour mandat respectif :

Fonds de la recherche en santé du Québec

• Promouvoir et aider financièrement l'ensemble de la recherche dans le domaine de la recherche en santé, y compris la recherche fondamentale, clinique et épidémiologique, la recherche en santé publique, la recherche sur les services de santé et la recherche sur les aspects sociaux de la santé.

• Promouvoir et aider financièrement la diffusion des connaissances issues de la recherche en santé.

• Établir tout partenariat nécessaire, notamment avec les universités, les collèges, les ministères, les organismes publics et privés concernés et les établissements du réseau de la santé.

Fonds québécois de la recherche sur la nature et les technologies

• Promouvoir et aider financièrement la recherche dans les domaines des sciences naturelles, des sciences mathématiques et du génie.

• Promouvoir et aider financièrement la diffusion des connaissances dans les domaines de la recherche reliés aux sciences naturelles, aux sciences mathématiques et au génie.

• Promouvoir et aider financièrement la formation de chercheurs par l'attribution de bourses d'excellence aux étudiants de 2^e ou 3^e cycles universitaires et aux personnes qui effectuent des recherches postdoctorales ainsi que l'attribution de subventions pour des dégagements de tâche d'enseignement pour les professeurs de l'enseignement collégial engagés dans des activités de recherche.

• Établir tout partenariat nécessaire, notamment avec les universités, les collèges, les ministères, les organismes publics et privés concernés et l'industrie.

Fonds québécois de la recherche sur la société et la culture

• Promouvoir et aider financièrement le développement de la recherche dans les domaines des sciences sociales et humaines, des arts et des lettres.

• Promouvoir et aider financièrement la diffusion des connaissances dans les domaines de la recherche reliés aux sciences sociales et humaines, aux arts et aux lettres.

• Établir tout partenariat nécessaire, notamment avec les universités, les collèges, les ministères, les organismes publics et privés concernés et les institutions à caractère culturel.

Conseil d'administration

Chaque Fonds de recherche est géré par un conseil d'administration autonome.
Le conseil d'administration est l'autorité supérieure du Fonds avec pleine autorité et capacité de décision sur toute matière qu'il juge pertinente à l'exercice de son mandat.

Soutien à la recherche publique

Les bourses et les subventions accordées sont des investissements publics pour lesquels les organismes subventionnaires québécois sont imputables. À ce titre, les Fonds de recherche ont le devoir et l'obligation de protéger l'intérêt public, notamment en ce qui a trait à l'utilisation et à la gestion des crédits qui leur sont alloués par le gouvernement du Québec. La recherche privée, qu'elle soit fondamentale ou appliquée, ne peut faire l'objet d'un financement direct par les Fonds de recherche du Québec.

Intégrité scientifique et éthique de la recherche

Les regroupements, les centres, les équipes de chercheurs et les chercheurs eux-mêmes doivent souscrire aux pratiques les plus rigoureuses en matière d'éthique de la recherche et d'intégrité scientifique. La définition du cadre réglementaire de la recherche est sous la responsabilité de l'établissement d'accueil ou gestionnaire. Tout conflit d'intérêts dans l'exécution des projets de recherche ou de manquement grave à l’éthique ou à l’intégrité scientifique doit être identifié par l'établissement d’accueil et, si après enquête, les allégations se trouvent fondées, une copie des conclusions de l’enquête et des mesures correctives adoptées doit être soumise aux Fonds de recherche. Les Fonds se réservent le droit d’imposer des sanctions, si la situation l’exige.

Retombées et valorisation de la recherche

Les résultats de la recherche, que ce soit des connaissances, des produits ou des services, doivent faire l'objet de diffusion et de transfert des connaissances au profit de la société québécoise. Les établissements et les chercheurs sont responsables de la mise en valeur des résultats de leur recherche.

Protection de la propriété intellectuelle

Les organismes subventionnaires du Québec accordent des fonds publics et les retombées provenant de ces investissements en connaissances nouvelles, en technologies ou en services doivent satisfaire aux exigences du Plan d'action en gestion de propriété intellectuelle dans les universités et les établissements du réseau de la santé et des services sociaux du gouvernement du Québec. En conséquence, les organismes subventionnaires ne réclament aucune part de propriété intellectuelle et renoncent aux royautés et aux redevances au profit des institutions publiques en autant que celles-ci exercent leur devoir de récupérer au nom du public les retombées de la recherche. De leur côté, les chercheurs, les étudiants, les universités et les établissements affiliés qui reçoivent du financement des Fonds québécois de recherche, s'engagent formellement à respecter les principes énoncés dans ce Plan d'action.

1. ADMISSIBILITÉ

Pour avoir accès à une aide financière d’un Fonds subventionnaire du Québec, un demandeur doit respecter les conditions d’admissibilité générales et les conditions particulières pouvant s’appliquer à certains programmes d’aide financière.

1.1 Citoyenneté et résidence du demandeur

Pour bénéficier d'une subvention ou d’une bourse de carrière (chercheur-boursier, chaire de recherche), le demandeur doit être citoyen canadien ou résident permanent du Canada au sens de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés de 2001, ch. 27, ou démontrer, au moment du versement qu'une demande de statut de résident permanent a été faite auprès des autorités compétentes.

Pour bénéficier d’une bourse de recherche de 2e cycle, de 3e cycle ou d’une bourse de recherche postdoctorale, le demandeur doit être citoyen canadien ou être résident permanent du Canada. De plus, le demandeur doit, à la date de clôture du concours, être résident du Québec au sens de la Loi sur l’assurance maladie et du Règlement sur l’admissibilité et l’inscription des personnes auprès de la Régie de l’assurance maladie du Québec. Toutefois, dans le cas du programme de bourses postdoctorales du FRSQ, les demandes provenant de candidats étrangers sont acceptées.

Le demandeur qui conserve son statut de résident du Québec au sens de la Loi sur l’assurance maladie et du Règlement sur l’admissibilité et l’inscription des personnes auprès de la Régie de l’assurance maladie du Québec et qui séjourne à l'extérieur du Québec dans le seul but de poursuivre des études est considéré comme un résident du Québec. Le demandeur qui séjourne à l'extérieur du Québec depuis moins de 2 ans mais qui, auparavant, a été domicilié au Québec et résident au sens de la Loi sur l’assurance-maladie pendant au moins 5 ans, est exempté de la condition de domicile et de résidence au Québec au moment de soumettre la demande.

1.2 Statut du demandeur

Le statut de chercheur est reconnu au titulaire d'un doctorat (ou d'un statut en conférant l'équivalence) et qui détient un poste régulier de professeur ou de chercheur dans un établissement universitaire ou collégial québécois, ou un poste régulier de chercheur dans un établissement du réseau de la santé et des services sociaux du Québec. Au FRSQ, le statut de chercheur est également reconnu au titulaire d’un doctorat qui détient un titre de chercheur, dans un établissement universitaire québécois ou dans un établissement du réseau de la santé et des services sociaux, pouvant mener à l’intégration au corps professoral d’une université québécoise.

Les personnes qui détiennent un diplôme professionnel doivent avoir bénéficié d'une formation en recherche d'une durée minimale de deux ans à temps complet. Le chercheur clinicien doit posséder une formation académique de base et être détenteur d'un diplôme dans la discipline lui permettant de pratiquer sa profession. De plus, le chercheur clinicien doit posséder un permis de pratique en règle lui permettant d'exercer sa profession au Québec.

Le statut de chercheur-créateur est reconnu à tout membre régulier du corps professoral d'une université ou d'un établissement collégial québécois, dont la tâche implique des activités de création ou d'interprétation, qui est habilité par son établissement à diriger des projets de recherche-création et des étudiants inscrits aux cycles supérieurs.

Le statut d'étudiant est reconnu à toute personne inscrite à un programme universitaire de maîtrise ou de doctorat, généralement à temps complet.

Le statut de postdoctorant est reconnu à toute personne inscrite dans un établissement universitaire à titre de stagiaire postdoctoral, généralement à temps complet.

Seul le statut de chercheur confère le droit de présenter une demande de subvention à titre de chercheur principal ou de cochercheur. De plus, un demandeur ne peut pas détenir simultanément un statut de chercheur et un statut d’étudiant ou de postdoctorant.

1.3 Congés parentaux, congé de maladie ou d’aidant naturel

Les demandeurs ayant suspendu leurs études ou leurs travaux en raison d'un congé parental pour une naissance ou une adoption, d'un congé de maladie ou d’un congé d’aidant naturel pour un proche peuvent demander une prolongation de leur période d'admissibilité pour une période pouvant équivaloir à la durée maximale selon la Loi sur les normes du travail (L.R.Q., c. N-1.1). Les demandeurs doivent cependant transmettre aux Fonds de recherche un document attestant de leur situation.

1.4 Durée maximale du soutien financier public aux études supérieures

Chaque demandeur ayant le statut d'étudiant peut recevoir un soutien financier, sous forme de bourses d'excellence, des Fonds de recherche, d'un organisme subventionnaire reconnu ou d'une fondation attribuant au mérite des bourses de valeur supérieure ou équivalente à celles des Fonds, d'une durée maximale de 15 sessions ou 5 ans.

1.5 Autre condition d'admissibilité

Le chercheur responsable d'une subvention accordée par l’un des Fonds de recherche et qui n’a pas déposé le rapport final d’activités scientifiques ou les rapports financiers requis dans les délais prescrits, ne peut déposer une nouvelle demande de subvention auprès des Fonds de recherche tant qu’il n’a pas satisfait à l’exigence en question.

2. PRÉSENTATION DE LA DEMANDE

Toute demande d'aide financière doit être complétée sur le formulaire approprié accessible dans le site Web des Fonds de recherche. Les formulaires et les textes à joindre doivent être complétés et transmis par voie électronique. Les directives concernant les transactions électroniques doivent être respectées. Le demandeur est invité, au moment de remplir le formulaire de demande d'aide financière, à identifier le domaine de recherche dans lequel il considère que sa demande doit être évaluée.

2.1 Responsabilité du demandeur

Le demandeur assume l'entière responsabilité de son dossier. Il doit voir à ce qu'il soit complet et qu'il réponde à chacune des exigences reliées au programme auquel il s'inscrit. Il est de la responsabilité du demandeur de connaître les programmes et leurs exigences. En cas de doute, il doit s'adresser au bureau de la recherche de son établissement ou aux Fonds de recherche.

2.2 Responsabilité des signataires

Du fait de déposer une demande de bourse ou de subvention, un demandeur, un établissement de santé ou d'enseignement accepte de se conformer aux politiques, règles, conditions, normes, barèmes et exigences administratives et scientifiques des Fonds de recherche reliés à l'utilisation de la bourse ou de la subvention accordée.

2.3 Information fausse ou trompeuse de la part du demandeur

En vertu de la Loi sur le ministère du Développement économique, de l’Innovation et de l’Exportation (L.R.Q., c. M-30.01), un demandeur qui donne une information fausse ou trompeuse en vue d'obtenir ou de faire obtenir une aide financière commet une infraction et est passible d’une amende. S’il est reconnu coupable, il ne peut obtenir une aide financière pour une période de cinq ans.

Dans le cas où une personne morale commettrait une infraction, un administrateur ou un représentant de cette personne morale qui avait connaissance de l'infraction est réputé être partie à l'infraction et est également passible d'une amende, à moins qu'il n'établisse à la satisfaction du tribunal qu'il n'a pas acquiescé à la commission de cette infraction.

Les Fonds de recherche se réservent le droit d’imposer toute sanction ou de prendre toute mesure supplémentaire jugée utile ainsi que d’entamer des recours pour obtenir le remboursement de sommes frauduleusement obtenues et la réparation des dommages subis.

2.4 Choix du Fonds à qui adresser la demande

Les demandes de subvention sont soumises à l’un des Fonds de recherche en fonction de l’objet de la recherche et des Domaines de recherche des trois Fonds. Un chercheur peut détenir des subventions de fonctionnement de plusieurs Fonds en fonction de l’objet de sa recherche.

Lorsque le domaine de recherche le justifie, un chercheur peut participer comme membre régulier à deux infrastructures majeures financées par l’un ou l’autre des Fonds de recherche en justifiant le partage de son temps. Le chercheur a le statut de membre régulier d’une infrastructure majeure si son pourcentage d’implication est d’au moins 50 %.

Dans des cas exceptionnels, un chercheur peut participer, comme membre régulier, à plus de deux infrastructures majeures. Il doit en démontrer le bien-fondé, répartir son temps de recherche entre ces infrastructures pour un maximum de 100 % (temps de participation aux infrastructures majeures), préciser le temps consacré à chacune et obtenir l’autorisation des Fonds. Les infrastructures considérées comme majeures sont les suivantes : Centre et Groupes de recherche (FRSQ), Regroupements stratégiques (FQRSC et FQRNT) et Infrastructures CAU-IU (FQRSC).

Le chercheur a la responsabilité d’acheminer sa demande au Fonds de recherche approprié en fonction du mandat et des domaines de recherche des Fonds. Les Fonds de recherche se réservent le droit de partager l’information sur les demandes financées et soumises et, le cas échéant, de se transférer de l’un à l’autre toute demande d’aide financière qui aurait été acheminée au Fonds inapproprié.

Un étudiant ne peut acheminer une demande de bourse qu’à un seul Fonds et ne détenir de bourse que d‘un seul Fonds.

2.5 Exigences reliées à la soumission d'une demande

Certains programmes exigent le dépôt de pièces particulières (p.ex. lettres d'autorisation et d'appui, relevés de notes) qui doivent être transmises par courrier. Tout document requis doit être déposé ou expédié aux bureaux du Fonds au plus tard à la date limite des concours. Dans le cas d’un document expédié par la poste ou transmis par un service de messagerie, le cachet d'oblitération du service postal officiel ou le reçu daté du service de messagerie fait foi de l'envoi du document dans les délais prescrits.

2.6 Exigences de présentation

Toute partie de la description d'une demande ou de la bibliographie qui dépasse le nombre maximal de pages autorisé, y compris les annexes, est retirée du dossier soumis à l'évaluation. Aucun document reçu après la date limite ni aucun document joint au dossier de la demande et qui n'est pas exigé par le programme n’est soumis au comité d'évaluation.

2.7 Langue de rédaction de la demande et des documents soumis

La demande d'aide financière peut être rédigée en français ou en anglais. Toutefois, le titre du projet et le résumé du projet doivent être soumis en français. Tout document soumis dans une langue autre que le français ou l’anglais doit être accompagné d'une traduction certifiée conforme en français ou en anglais.

2.8 Comités d'éthique et de déontologie de la recherche

Tout projet impliquant des sujets humains, ou des parties, produits, tissus, cellules, matériel génétique ou données administratives, scientifiques ou descriptives provenant de sujets humains, requiert obligatoirement l'approbation du Comité d’éthique de la recherche (CÉR) de l'établissement du demandeur principal. Le versement de la subvention est conditionnel au dépôt au Fonds du certificat d'éthique et des documents qui s'y rattachent.

De même, tout projet impliquant des animaux, des parties, des produits, ou des tissus provenant d'animaux requiert obligatoirement l'approbation du Comité de déontologie de la recherche sur les animaux de l'établissement du demandeur. De plus, l’établissement où se réalise de la recherche sur les animaux doit avoir reçu l’accréditation du Conseil canadien de protection des animaux (CCPA) et ses décisions doivent être conformes aux règles du CCPA.

En cas de manquement à l'éthique relativement à des activités de recherche impliquant des sujets humains ou des animaux, les Fonds de recherche veilleront à ce que des enquêtes soient conduites à leur satisfaction et imposeront des sanctions si la situation l'exige.

2.9 Demande non-admissible

En règle générale, une demande de financement complémentaire pour un projet déjà subventionné n'est pas admissible; des conditions particulières peuvent cependant s'appliquer selon la nature du programme. Lorsqu'une demande est rejetée pour des raisons de non-admissibilité, les motifs du rejet sont indiqués dans la réponse.

2.10 Accusé de réception

Tout demandeur reçoit des Fonds de recherche un accusé de réception de sa demande d’aide financière. Si le demandeur ne reçoit pas un tel avis, il doit s'adresser au Fonds de recherche concerné.

3. ÉVALUATION DES DEMANDES D'AIDE FINANCIÈRE

Les Fonds subventionnaires du Québec reçoivent les demandes de subventions des chercheurs, des chercheurs-créateurs ainsi que les demandes de bourses des étudiants des cycles supérieurs universitaires et des postdoctorants, en évaluent l’admissibilité et en confient l’évaluation scientifique à des comités formés à cette fin. Ces derniers recommandent pour financement les dossiers jugés de qualité scientifique satisfaisante.

Les recommandations des comités d’évaluation sont soumises au conseil d’administration de chaque Fonds de recherche qui attribue les subventions et les bourses. L’octroi d’une subvention ou d’une bourse et les engagements qu’il comporte pour les années ultérieures demeurent conditionnels à l’allocation des crédits budgétaires suffisants votés annuellement par l’Assemblée nationale du Québec. Le cas échéant, ils peuvent être modifiés, revus ou annulés par le conseil d’administration, et sans préavis.

3.1 Comité d'évaluation

L'évaluation scientifique des demandes d'aide financière est effectuée par des comités d'évaluation qui, au besoin, peuvent requérir l'avis d'experts externes. Les pairs comme les experts peuvent provenir du Québec, du Canada ou de l'étranger. Les comités évaluent les demandes selon les critères d'évaluation en vigueur dans chaque programme et les classent par ordre de mérite. Les comités d'évaluation évaluent également l'adéquation des prévisions budgétaires avec les demandes et formulent des recommandations quant à la hauteur des financements requis.

3.2 Intégrité du processus d'évaluation

Les membres du conseil d'administration des Fonds de recherche n'interviennent pas dans le processus d'évaluation scientifique des demandes. De même, les chercheurs, les étudiants et les responsables des établissements ne doivent en aucun temps communiquer avec le président ou les membres des comités d'évaluation. Les Fonds de recherche se réservent le droit de retirer du concours les demandes qui feraient l'objet de démarchage ou d'interférence dans le processus d'évaluation.

Toute personne appelée à siéger à un comité d'évaluation est tenue au respect de la confidentialité quant aux dossiers évalués, à la composition du comité, aux délibérations et aux recommandations formulées. Le président, les membres des comités d’évaluation et les experts externes doivent déclarer tout conflit d'intérêts et signer une déclaration écrite en ce sens.

3.3 Décision de financement

Les recommandations des comités d'évaluation sont soumises au conseil d'administration des Fonds de recherche qui prennent les décisions de financement. Ces décisions de financement sont finales et sans appel.

3.4 Traitement des plaintes

Les Fonds de recherche ne peuvent interférer dans un mécanisme d'évaluation qui repose sur la collaboration volontaire de scientifiques, ni mettre en doute l'évaluation scientifique faite au meilleur des connaissances des membres d'un comité de pairs. Les seuls motifs pour lesquels les Fonds peuvent revoir la décision d'un comité d'évaluation peuvent toucher une dimension du processus d'évaluation, des Règles générales ou de la conformité aux programmes.

4. ANNONCE DES RÉSULTATS

Les Fonds subventionnaires du Québec informent par écrit chaque demandeur de l'acceptation ou du refus de sa demande d'aide financière.

4.1 Acceptation ou refus d'une bourse ou d'une subvention

Les demandeurs qui obtiennent une aide financière doivent faire part de leur acceptation au plus tard 30 jours après l'annonce publique de l'octroi (ou au plus tard 30 jours après la date d’envoi de la lettre leur annonçant l’acceptation de leur demande). Tout demandeur qui ne se conforme pas à cette exigence dans le délai prescrit est considéré comme ayant refusé la bourse ou la subvention offerte.

4.2 Demande de renseignements supplémentaires

Lorsqu'un demandeur désire obtenir des renseignements supplémentaires, il peut s'adresser au Fonds de recherche concerné.

4.3 Publication des résultats

La liste des récipiendaires des subventions et bourses accordées est publiée dans le site Web des Fonds de recherche généralement dans la semaine qui suit l'attribution des octrois par le conseil d'administration.

4.4 Confidentialité des documents et protection des renseignements personnels et confidentiels

Les Fonds subventionnaires du Québec accordent une très haute priorité à la confidentialité des documents (demandes d'aide financière, rapports d'évaluation, noms des évaluateurs internes et externes) et à la protection des renseignements personnels dont ils ont connaissance dans l'exercice de leur mandat. Tout renseignement ou toute information obtenu par les Fonds de recherche est traité de façon confidentielle et n’est divulgué que conformément à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) et à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L.R.Q., ch. A-1.1) ou sur ordre de la Cour.

4.5 Responsabilité des Fonds

Les Fonds ne sont responsables d'aucun dommage direct ou indirect, résultant du traitement qu'ils effectuent, de toute demande de bourse, de subvention ou autre, et, sans limiter la généralité de ce qui précède, ne sont responsables d'aucun dommage direct ou indirect, découlant de la divulgation non autorisée par les Fonds, de renseignements faisant partie du dossier d'un candidat. En effet, malgré toutes les précautions prises par les Fonds afin de préserver le caractère confidentiel d'informations qui doivent le demeurer, il peut arriver qu'en certains pays où l'information est communiquée, elle ne puisse bénéficier des procédés de protection tels que les procédés de cryptographie asymétrique, de chiffrement ou autres.

5. RAPPORTS ET PUBLICATIONS

Le récipiendaire d’une bourse ou d’une subvention doit rendre compte de l’utilisation des crédits mis à sa disposition sur les plans scientifique et financier, dans les délais prescrits par les Fonds.

5.1 Mention de l’aide financière reçue

Le récipiendaire d'une bourse ou d’une subvention (incluant une subvention d’infrastructure à un regroupement auquel il appartient) doit obligatoirement dans tout rapport, tout article ou toute communication mentionner l’appui financier du Fonds subventionnaire duquel il la détient.

5.2 Rapport final d'activités scientifiques

Pour toute subvention ou bourse accordée, un rapport final d'activités scientifiques doit être déposé selon les délais prescrits par les le Fonds de recherche. Toutefois, le délai ne doit pas excéder 12 mois après la date de fin prévue de la subvention. Dans le cas où un rapport final d'activités scientifiques n'a pas été déposé alors que le délai est prescrit, chaque chercheur impliqué dans cette subvention ne pourra recevoir une nouvelle aide financière des Fonds (Cf. article 1.5 des présentes règles).

Le rapport final d'activités scientifiques peut être rédigé en français ou en anglais. Dans ce dernier cas, il doit être accompagné d'un titre et d'un résumé d'une page en français.

5.3 Rapports financiers

Des rapports financiers doivent être complétés aux périodes prescrites par les le Fonds de recherche. Les rapports financiers doivent être présentés sur le formulaire approprié, en utilisant l'extranet de la gestion financière le cas échéant, et doivent être signés par le chercheur responsable ou, lorsqu'il s'agit d'un centre ou d'un réseau de recherche, par le directeur de la recherche et par le responsable administratif désigné par l'établissement fiduciaire.

6. GESTION DES BOURSES ET DES SUBVENTIONS

Les Fonds subventionnaires du Québec confient à des établissements du réseau de la santé ou du réseau de l’éducation, la gestion, à titre de fiduciaire, des subventions et des bourses octroyées par les Fonds de recherche. En acceptant cette responsabilité, les établissements fiduciaires ont l’obligation de s'assurer du respect des règles régissant les divers programmes d'aide financière, ainsi que les principes d'action en matière de gestion de la propriété intellectuelle du gouvernement du Québec.

6.1 Année financière

Les subventions et les bourses sont accordées annuellement, généralement pour la période du 1er avril au 31 mars.

6.2 Responsabilités du chercheur principal de l'établissement

En accord avec les Fonds de recherche, le chercheur doit confier la gestion de ses subventions à un organisme public, généralement à l’établissement qui accueille le chercheur. Ces organismes, habituellement les universités et leurs établissements affiliés, sont considérés comme fiduciaires et doivent gérer les subventions et les bourses comme des biens appartenant à autrui.

6.3 Propriété intellectuelle

Toute aide financière à des chercheurs de l’établissement est assujettie à un engagement de leur part à respecter les principes définis par le gouvernement du Québec dans le Plan d'action en gestion de la propriété intellectuelle dans les universités et les établissements du réseau de la santé et des services sociaux où se déroulent des activités de recherche.

6.4 Modifications en cours de subvention

Toute modification importante apportée en cours de subvention à l'orientation des travaux de recherche, à la composition d'un groupe, d'un réseau, d'une équipe, d'un centre, d'une revue de recherche ou de transfert des connaissances, doit être signalée par écrit au Fonds de recherche. Cette modification fait alors l'objet d'une analyse par les Fonds de recherche qui peuvent décider, de poursuivre ou, s'il y a lieu, de diminuer, de suspendre ou de mettre fin aux versements.

6.5 Arrêt des activités

Dans le cas de l'arrêt, en cours de subvention, des travaux de recherche ou de la publication d'une revue, le responsable doit sans délai en informer par écrit le Fonds de recherche concerné et en donner les raisons. Tout retard à informer le Fonds de recherche peut entraîner la non-admissibilité de demandes subséquentes et conduire l'organisme à exiger le remboursement des sommes versées.

6.6 Départ du chercheur responsable de la subvention

Lorsque le responsable d'une subvention quitte son établissement de rattachement ou le Québec (pour une absence temporaire ou un congé sabbatique d’une durée de plus de trois mois ou de façon définitive), il doit en informer, au préalable et par écrit, les Fonds de recherche qui prendront les mesures appropriées.

6.7 Propriété des banques de données, tissus, cellules, ADN ou tous autres matériaux

Advenant le départ du responsable d’une banque ayant bénéficié de l'aide financière d'un Fonds de recherche, cette dernière demeure la propriété de ou des établissements dans lesquels œuvrent les chercheurs rattachés au projet à moins d’une entente différente entre les chercheurs et les établissements d’accueil du Québec.

6.8 Propriété des documents, des livres, des ressources et des équipements

Les documents, les livres et les équipements achetés par les chercheurs, ou les ressources (ex. banques de données, d’ADN, de cellules ou de tissus) constituées à même les subventions d'un Fonds de recherche, sont la propriété de l'établissement dans lequel œuvre le chercheur concerné à moins d'une entente différente, survenue entre le chercheur et l’établissement, en cas de mobilité. Pour les documents ou ressources de grande valeur ou à valeur patrimoniale, les Fonds devront être consultés.

6.9 Administration de la subvention

L'établissement fiduciaire assure la gestion financière de chacune des subventions et bourses dont il a la responsabilité. Il applique les modalités de paiement et rédige des rapports financiers annuels qu'il doit expédier aux Fonds de recherche dans les trois mois qui suivent la fin de l'exercice financier des Fonds, soit avant le 30 juin.

6.10 Responsabilités de l'établissement

L'établissement fiduciaire est tenu de verser au récipiendaire la totalité du montant de la subvention ou de la bourse octroyée par les Fonds de recherche.

L'établissement fiduciaire reçoit des Fonds de recherche une copie de toute correspondance à caractère administratif échangée avec les chercheurs.

6.11 Transfert des crédits en cours d'année

Les transferts de crédits interétablissements provenant du budget d’une subvention sont permis en cours d'année financière mais le chercheur responsable, conjointement avec l’établissement fiduciaire, demeure imputable aux Fonds de recherche de l'utilisation des crédits.

6.12 Solde de subvention et sommes non dépensées au terme des travaux

Les sommes non engagées à la fin de l'année budgétaire peuvent être reportées d'une année à l'autre, et ce, pour la durée de la subvention. Les sommes non engagées à la fin de la période de financement peuvent également être reportées pour terminer les activités de recherche pour lesquelles la subvention a été accordée pour une période d’une année additionnelle. Au terme de cette période, le solde devra être retourné au Fonds. Dans tous les cas, la somme reportée ne pourra pas excéder 25 % de la subvention annuelle accordée. Quand celle-ci excède ce pourcentage, des justifications doivent être fournies.

6.13 Cumul de subventions ou de bourses

Le responsable d'une demande ne peut obtenir qu’une seule subvention, par année financière, à l’intérieur d’un même programme.

Le cumul de subventions, pour un même projet, ou de bourses de valeur équivalente provenant d'autres organismes subventionnaires publics ou de fondations reconnues par les Fonds, n'est pas autorisé. À cet égard, les Fonds de recherche du Québec se concertent pour éviter le double financement de bourses ou de subventions et échangent systématiquement certaines données quant aux demandes qui leur sont acheminées. De plus, les boursiers et les récipiendaires de subvention sont tenus d’informer les Fonds de recherche de l’obtention d’une aide financière provenant d’une autre source dont l’objet du financement chevauche celui accordé par les Fonds de recherche.

Le demandeur, ayant sollicité et obtenu une subvention auprès d'un autre organisme pour la même proposition de recherche, à valeur équivalente ou supérieure, doit décliner celle des Fonds québécois. S'il s'agit de deux propositions de recherche distinctes, le demandeur peut accepter la subvention mais doit faire la démonstration que la proposition de recherche soumise aux Fonds est réalisable sans l'apport de l'autre subvention.

6.14 Vérification des comptes

Toute subvention ou bourse doit être inscrite aux comptes de l'établissement fiduciaire qui conserve les pièces justificatives. L'établissement fiduciaire doit se prêter à la vérification des comptes et des pièces justificatives conformément à la Loi sur l'administration financière (L.R.Q., c. A-6.001).

6.15 Non-respect des règlements

Les sommes utilisées pour payer des dépenses non-admissibles devront être remboursées aux Fonds de recherche.

7. DÉPENSES ADMISSIBLES ET NON ADMISSIBLES PAR LES TROIS FONDS DE RECHERCHE

Pour être admissible, toute dépense doit être directement imputable à la réalisation du projet ou du programme de recherche et être permise par les règles du programme. Ainsi, les subventions des Fonds de recherche du Québec couvrent les dépenses directes rattachées spécifiquement à la réalisation de travaux de recherche. Les frais indirects de recherche encourus par les programmes ou projets subventionnés par les Fonds doivent provenir d’autres sources.

Les Fonds de recherche du Québec n'admettent pas que des frais d'administration soient exigés du chercheur, du chercheur-créateur ou de l'étudiant par l'établissement fiduciaire pour l'administration de la bourse ou de la subvention accordée. Toutefois, le FRSQ reconnaît comme admissibles les frais d’évaluation éthique par un CÉR des projets de recherche portant sur des sujets humains.

Toute dépense n’apparaissant pas parmi la liste des dépenses admissibles contenue dans ces Règles générales communes est considérée comme non-admissible, à moins d’avoir été autorisée par les Fonds de recherche. Certains programmes peuvent faire l’objet de conditions particulières lesquelles ont préséance sur les Règles générales communes. En cas de doute quant à l’admissibilité d’une dépense, les chercheurs et boursiers doivent communiquer avec les services des bourses ou des subventions de leur établissement de rattachement ou avec le Fonds de recherche concerné.

7.1 Rémunération, formation et honoraires professionnels

Dépenses admissibles

• La rémunération et les avantages sociaux, le cas échéant, du personnel de recherche (professionnels de recherche, personnel clinique de recherche, techniciens de recherche, personnel de secrétariat, chercheurs sans affiliation académique, professionnels de l'information) sont permis selon les barèmes en vigueur au sein de l'établissement fiduciaire.

• Les bourses de formation, et le cas échéant, et les compléments de bourses d’étudiants de 2^e ou 3^e cycle et des stagiaires postdoctoraux.

• Les honoraires pour les artistes professionnels, les consultants et les experts-conseils selon les barèmes en vigueur au sein de l'établissement fiduciaire ou du secteur public.

• Les honoraires des conférenciers invités ainsi que le remboursement de leurs frais de déplacement.

• Les frais de formation et de perfectionnement du personnel qui doit utiliser des appareils ou des installations spécialisées.

• Les sommes ou les compensations versées aux sujets de recherche si elles sont acceptables sur le plan éthique.

Dépenses non-admissibles

• La rémunération des chercheurs principaux et cochercheurs.

• La rémunération de toute personne qui a un lien d'emploi avec un organisme.

• Les frais de scolarité.

• Les frais associés au dégagement d’activités d’enseignement ou de clinique pour la réalisation d’activités de recherche.

• Les frais d'adhésion à des ordres professionnels, à des associations et aux permis de pratique.

• Toute indemnité de départ.

• Les honoraires de consultation versés entre des collègues d'une même université ou d’établissements québécois.

7.2 Frais de déplacement et de séjour

Dépenses admissibles

• Les frais de déplacement (en classe économique) et de séjour nécessaires à la réalisation du projet. La subvention ne couvre que les frais des chercheurs, de leur personnel de recherche ou des étudiants qu'ils dirigent, et s'il y a lieu, ceux des sujets de recherche. En sont exclus les membres de leur famille.

• Les frais de garde d'enfant d'une mère qui allaite son enfant pendant ses déplacements.

• Les frais de participation à des colloques, à des congrès scientifiques, à des symposiums ou à des ateliers, à la condition que les objectifs de ces derniers correspondent à l'objet de la recherche en cours et que la personne responsable du projet ou l'un des chercheurs y présente une communication ou y ait une participation active (présidence, table ronde, animation, etc.). Une preuve de participation doit être jointe à la réclamation des frais encourus.

Dépenses non-admissibles

• Les dépenses engagées par les étudiants ou les chercheurs pour passer des entrevues de sélection.

• Les frais de déplacement aller-retour de l'université au lieu de congé sabbatique du chercheur ou les frais de déplacement entre la résidence et le lieu de travail ou entre deux lieux de travail.

• Les frais de transport des biens personnels.

• Les dépenses suivantes ne peuvent pas être défrayées à même une subvention : les vêtements, les passeports, les frais d'immigration, les frais de garde et de soin d'enfant d'âge préscolaire.

7.3 Matériel, fournitures et équipements

Dépenses admissibles

• Les coûts du matériel et de fournitures directement liés aux activités de la recherche et les frais de transport, le cas échéant.

• L'achat ou la location d'équipement requis et justifié par le projet. Les frais d'entretien, de transport, de réparation de l'équipement et les coûts des garanties prolongées des appareils.

• Les frais liés à la sécurité lors des travaux sur le terrain (achat ou location d'équipements de protection, vaccins et médicaments).

• Au terme des travaux, le matériel et les équipements demeurent la propriété de l'établissement fiduciaire.

Dépenses non-admissibles

• Les frais d'aménagement des locaux, de chauffage, de ventilation, de climatisation, d'éclairage, d'électricité, d'entretien des locaux, d'élimination des déchets, la consommation d'eau, la rénovation ou l'expansion de bâtiments, les frais d'assurance, incluant les franchises, et de sécurité ou tous frais indirects reliés aux activités de recherche pour un chercheur œuvrant dans une université ou un établissement affilié.

• Les frais de déménagement d'un laboratoire.

• L'achat, la location, les réparations ou l'entretien d'ameublement, de fournitures ou d'équipement de bureau tels que photocopieurs, classeurs, étagères.

• Les primes d'assurance pour l'appareillage et les véhicules servant à la recherche.

7.4 Plateformes ou infrastructures de recherche communes

La Fondation canadienne pour l’innovation ainsi que plusieurs autres organismes subventionnaires ont permis l’installation de plateformes communes dans les centres de recherche et laboratoires des chercheurs subventionnés par les Fonds. Ces infrastructures de recherche communes sont un moyen privilégié de soutien à la recherche de pointe qui contribue significativement à rehausser la compétitivité des chercheurs du Québec.

Toutefois, ces plateformes, souvent constituées d’équipements spécialisés, ou d’un ensemble d’équipements et de ressources, entraînent non seulement des coûts élevés d’acquisition mais comportent également, des coûts d’exploitation et d’entretien considérables. Les Fonds de recherche autorisent l’utilisation des subventions d’infrastructures pour financer le fonctionnement de ces équipements, ou ensemble d’équipements et de ressources. Cependant, le FRSQ s’attend à ce que lorsque ses crédits sont utilisés pour soutenir une plateforme ou infrastructure de recherche commune, la gestion de ces dernières repose sur un plan d’affaires crédible. Ce plan d’affaires devra prendre en compte tous les coûts reliés à l’acquisition, l’exploitation et au maintien à niveau des équipements constitutifs de ces plateformes communes. Le budget d’exploitation devra, également, tenir compte des revenus générés, y compris ceux reliés aux subventions des Fonds et aux frais d’utilisation demandés aux chercheurs des domaines académique et privé.

Les dépenses admissibles et non admissibles sont celles énoncées à la section 7.3.

7.5 Fournitures informatiques, frais de télécommunication et achat de banques de données

Dépenses admissibles

• L'achat de fournitures informatiques (les frais liés aux ordinateurs, aux logiciels et à d'autres pièces de matériel informatique nécessaires à la recherche).

• Les frais téléphoniques liés à la recherche et l'achat de services informatiques.

• Les honoraires professionnels pour l'élaboration et la mise à jour d'un site Web.

• Les frais liés à l'achat de banques de données.

Dépenses non-admissibles

• L'installation, l'achat ou la location mensuelle de téléphones ou de télécopieurs.

• Les frais de communication à partir de la résidence du chercheur (Internet).

• Les frais d'abonnement aux lignes téléphoniques et aux systèmes de messagerie vocale.

• La location ou l'achat de téléphones cellulaires.

• Les frais mensuels reliés à l'accès au réseau informatique local de l'université.

• Les revues et livres disponibles à la bibliothèque de l'université ou par prêt interbibliothèque.

• Les coûts de services informatiques et d'autres services d'information fournis à tous les membres d'un établissement.

7.6 Frais de reproduction, d'édition, de reprographie ou de traduction

Dépenses admissibles

• Les frais de reproduction et de diffusion des travaux de recherche subventionnés.

• Les frais de traduction d'articles de recherche.

• Les frais relatifs aux activités déterminées dans les plans de transfert des connaissances (p. ex. : l'organisation de séminaires, de journées d'étude, de colloques ou de sessions de formation ; l'utilisation de tout autre moyen approprié de transfert des connaissances et de vulgarisation).

• Les frais de promotion dans le cas des revues.

Dépenses non-admissibles

• Les dépenses relatives à la protection de la propriété intellectuelle, aux activités de transfert technologiques ou de valorisation commerciale.

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